Nutzung von Technologie für organisatorische Exzellenz

Technologie & HR – Nutzen Sie das eine für das andere: „Technologie und Personal sind die Grundlage für das Geschäft. Die Integration der beiden würde nicht nur ein harmonisches Zusammenleben bedeuten, sondern auch die gegenseitige Nutzung. Der Einsatz von Technologie für das Personalwesen würde bedeuten, die alltäglichen Personalaktivitäten zu digitalisieren und die Backoffice- und Transaktionstätigkeiten im Zusammenhang mit Personalbeschaffung, Performance Management, Karriereplanung und Nachfolgeplanung, Training und Wissensmanagement zu automatisieren. Die Nutzung von HR für die Technologie bedeutet, den mit der Technologie verbundenen Wandel durch Kommunikation, Training, Einstellung, Umschulung, Umschulung, Stakeholder-Analyse und Bewusstseinserhaltung zu bewältigen. So können sie komplementäre Rollen spielen.“

Technologie und Personal haben beide eine Gemeinsamkeit, d.h. beide sind Ermöglicher des Geschäfts.

In jüngster Zeit ist die Technologie zum Synonym für Informationstechnologie geworden, da kaum eine andere technologische Entwicklung der Vergangenheit das gesamte Geschäftsspektrum wie die Informationstechnologie beeinflusst hätte. Unabhängig von der Art des Geschäfts, in dem Sie tätig sind, d.h. Dienstleistungen oder Waren, Waren oder Marken, Handel oder Herstellung, zeitgemäßer oder traditioneller Einsatz von Informationstechnologie in der einen oder anderen Form ist selbstverständlich. Um Technologien effektiv zu verwalten und einzusetzen, benötigen alle Unternehmen Wissensarbeiter. Die Verwaltung dieser Wissensarbeiter liegt in der Verantwortung der HR-Funktion. Die Integration von Technik und Personal ist daher ein absolutes Muss.

Nachdem wir Technologie und Personal im gegenwärtigen Kontext verstanden haben, müssen wir die Integration in diesem Zusammenhang verstehen. Integration würde nicht nur ein harmonisches Zusammenleben bedeuten, sondern auch eine Verbesserung und Ergänzung der anderen, d.h. Technologie wird zur Steigerung der Effektivität von HR eingesetzt und HR-Funktionen helfen bei der Übernahme und Bewältigung von Veränderungen, die der Technologieeinsatz mit sich bringt.

Nutzung von Technologie für HR

Das Personalmanagement als Funktion ist verantwortlich für die Ergebnisse wie die Umsetzung der Geschäftsstrategie, administrative Effizienz, Mitarbeiterbeiträge und Veränderungsfähigkeit. All dies wird durch das erreicht, was HR-Mitarbeiter tun, d.h. Personalbeschaffung, Entwicklung, Vergütung, Vorteile, Kommunikation von Organisationsdesign, leistungsstarke Teams und so weiter. In den meisten dieser Bereiche wird Technologie eingesetzt.

E-Recruitment im Internet

Die Personalbeschaffung ist ein Bereich, in dem alle namhaften Unternehmen die IT nutzen. Es gibt zwei verschiedene Modelle des E-Recruitment, die im Trend liegen. Eine ist die Rekrutierung über die eigenen Websites des Unternehmens und die andere hostet Ihre Anforderung auf den anderen Websites, z.B. monster.com, jobsdb.com, jobsahead.com, naukri.com und jobstreet.com und so weiter. Die ersten Modelle sind bei den größeren Unternehmen beliebter, die einen Markenzug für potenzielle Mitarbeiter haben, z.B. G.E., IBM, Oracle, Microsoft, HCL, ICICI, Reliance, Mindtree Consulting etc. Andere Unternehmen ziehen es vor, auf die Baustellen zu gehen. Einige nehmen beides an.

E-Recruitment hat seit seinem Start einen langen Weg zurückgelegt. Jetzt sind diese Standorte global geworden. Websites wie jobsahead.com und monster.com haben ein globales Netzwerk aufgebaut, das separate Websites für Jobs in Australien, Dänemark, Belgien und Kanada usw. umfasst. Arbeitssuchende können nach Region oder Land suchen, und Arbeitgeber richten sich an potenzielle Mitarbeiter in bestimmten Ländern. So hat 3 Com kürzlich auf der irischen Website ein Unternehmensprofil veröffentlicht, das die Beiträge des irischen Designteams von 3 com in seinen globalen Projekten hervorhebt.

In den ersten Tagen war E-Recruitment von einer Überschwemmung der Arbeitgeber mit minderwertigen Biodaten geplagt. Auch hier ist die Technologie als Retter angekommen. Jetzt helfen Voreinstellungsprüfungen wie die von Capital One, einem US-amerikanischen Finanzunternehmen, bei der Filterung der Bewerber. Diese Tools testen online z.B. Bewerber für Call Center. Profile International‘, ein in Texas ansässiger Anbieter von Beschäftigungsbewertungen, hat Tools entwickelt, die eine sofortige Übersetzung von Einstufungstests zwischen den Sprachen ermöglichen. Weiterentwicklungen wie Videokonferenz-Spezialseiten, Online-Führungseinstellungen und die Kombination von Online- und Offline-Methoden führen dazu, dass immer mehr Unternehmen E-Recruitment zumindest als sekundäre Rekrutierungsmethode einsetzen. Arena Knights Bridge, ein US-amerikanisches IT-Unternehmen, führt ein videobasiertes Interview mit seinen potenziellen Mitarbeitern durch, und nur die in die engere Wahl kommenden Mitarbeiter werden persönlich getroffen. Sogar Cisco sollte die gleiche Lösung auf den Markt bringen.

Mitarbeiter-Selbstbedienung

Employee Self-Service ist vielleicht ein Nutzen der IT, der die HR von den meisten alltäglichen Aufgaben entlastet und ihr geholfen hat, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. Employee Self Services ist eine Vielzahl von kleinen Aktivitäten, die früher vom Mitarbeiter über den Verwaltungstrakt des HR durchgeführt wurden. Dies sind Reisebuchungen, Informationen zu Reiseregeln, Reisekostenabrechnungen, Urlaubsregeln, Urlaubsverwaltung, Vergünstigungsverwaltung, etc. Früher befanden sich alle diese Regeln und Informationen in der Obhut von HR. Von jedem Anwender-Mitarbeiter wurde erwartet, dass er sich an die Personalabteilung wendet und diese erreicht. Jetzt mit dem Einsatz von ESS in den meisten Unternehmen kann der Mitarbeiter online eine reisebezogene Buchung anfordern, seine T.E.-Rechnungen ausfüllen, Urlaub beantragen, das Arbeitszeitblatt protokollieren und seinen ausgezahlten und fälligen Vergünstigungswert sehen usw. So wird z.B. in Ballarpur Industries Ltd. die Urlaubsverwaltung vollständig in der Firmenzentrale digitalisiert. Sie arbeitet daran, reisebezogene Aktivitäten, Vergünstigungen und sogar das Vergütungsmanagement und die Verwaltung des Leistungsmanagements zu digitalisieren. Digitalisieren oder lagern Sie alle alltäglichen und routinemäßigen Aufgaben, die sich nur auf den Kern und die Wertschöpfung konzentrieren“ – Vineet Chhabra V.P. – PDC BILT.

Kommunikation

Die Kommunikation, die am häufigsten als Managementinstrument bezeichnet wird, war schon immer eine Grauzone im Personalmanagement. In großen Unternehmen mit großer geografischer Streuung stellte die Kommunikation mit allen Mitarbeitern eine echte Herausforderung für die Personalabteilung dar. Die Technologie ist wieder zur Rettung gekommen. Angefangen bei Telefonen, Faxen, E-Mails und der Reifung zu Videokonferenzen, Netzguss, Webcast etc. ist die Kommunikation ein Bereich des HR, der stark von der Technologie profitiert hat. Mouse & Click Unternehmen wie Oracle, IBM verfügt über ein Intranet, das die meisten Informationsbedürfnisse ihrer Mitarbeiter abdeckt. Brick & Morter-Unternehmen wie BILT haben auch einen Ausflug in den Einsatz des Intranets für die interne Kommunikation mit Firmenschild, Medienberichterstattung und Wissensecken unternommen.

Wissensmanagement

Ein weiterer Bereich des HR, der die Technologie nutzt, ist die Mitarbeiterentwicklung. Programmiertes Lernen (PL), d.h. Lernen im eigenen Tempo, ist eine der effektivsten Formen der Erwachsenenbildung. Der Einsatz von Technologie zu diesem Zweck kann nicht genug betont werden. Die Aptech Online University und The Manage Mentor sind einige der indischen Standorte, die sich in diesem Business Knowledge Management befinden, das ein integraler Bestandteil jeder Lernorganisation ist, die ohne Technologie nicht Realität werden kann. Unternehmen können das Wissen ihrer Mitarbeiter nutzen, indem sie es katalogisieren und im Intranet hosten. Sprechen Sie mit „Big-5“ oder nicht „so großen“ Beratungsunternehmen, Sie werden feststellen, dass der Hauptbestandteil ihres Geschäfts das Wissensrepository ist. Die Technologie hat es ihnen ermöglicht, sie schnell wiederzufinden. In dem Wettbewerbsumfeld, in dem Geschwindigkeit der Name des Spieles ist, bietet technologiegetriebenes Wissensmanagement ständig einen strategischen Vorteil.

Wenn Sie sich das HR-Modul von ERP-Lösungen wie people soft, SAP, Oracle und Ramco ansehen, erhalten Sie ein umfassendes Paket, das Sie bei der Personalplanung, Personalbeschaffung, Performance Management, Training und Entwicklung, Karriereplanung, Nachfolgeplanung, Trennung und Beschwerdemanagement unterstützt. Eine Transaktion, die in all diesen Bereichen stattfindet, wird digitalisiert und bildet einen geschlossenen Kreislauf, der sicherstellt, dass die Mitarbeiterdatenbank immer aktuell ist. Z.B. wird ein Beitrittsschreiben eines neuen Mitarbeiters generiert. Es wird nur gedruckt, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Ebenso wird ein Transportauftrag oder ein Trennungsschreiben vom System nur dann ausgestellt, wenn diese Transaktion im System durchgeführt wurde.

Für die Karriereplanung, Erfolgsplanung, Skill- und Kompetenzmatrixmethoden werden von den meisten dieser Systeme verwendet. Sie suchen zunächst einen Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten in der internen Mitarbeiterdatenbank. Einmal in die Praxis umgesetzt, verbessert dieses System nicht nur die Geschäftsergebnisse, indem es den richtigen Kandidaten für den richtigen Job findet, sondern auch die Bindung der Mitarbeiter.

Die Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Erstellung von Zeitwirtschaftsberichten, die Bereitstellung von HR-MIS sind einige weitere Routinetätigkeiten des HR, die in die Technik ausgelagert wurden.

HR für die Technologie nutzen

Alle HR-Profis, die predigen oder praktizieren, lernen oder experimentieren, lehren oder studieren, haben Erfahrung mit der Nutzung von Technologie für die Personalarbeit. Aber die meisten von uns stoßen auf eine Situation, in der wir HR für Technologie nutzen müssen. Lasst uns verstehen, was wir damit meinen.

Wann immer Technologie neu eingesetzt oder aktualisiert wird, ist eine Änderung erforderlich. Die Änderung kann auf der Aktivitätsebene erfolgen, z.B. bei der Beantragung von Urlaub über das Intranet oder auf der Ebene des mentalen Modells, z.B. bei der Digitalisierung der Prozessnachfolgeplanung, die bisher HR-Profis forte waren. Die Menschen haben immer registriert, dass sie Änderungen übernehmen. Dies ist ein Bereich, in dem HR-Profis liefern sollen, d.h. zu Change Agents werden und den Prozess der Technologie- und Change-Akzeptanz leiten. Der Änderungswiderstand ist direkt proportional zur Änderungsgeschwindigkeit. Jetzt ist die Geschwindigkeit der Veränderung gestiegen und damit der Widerstand.

Um nur ein Beispiel zu nennen: Die meisten ERP-Implementierungen auf der Welt waren nicht in der Lage, alle Erwartungen zu erfüllen. Einige von ihnen haben es versäumt, überhaupt zu liefern. Bei der Analyse der Fehlerursache wurde festgestellt, dass 96% der Fehler auf personenbezogene Probleme zurückzuführen sind und nur 4% auf technologische Probleme.

Es sind die Menschen, die den Unterschied machen; daher sollte das Personal sein Fachwissen nutzen, um die Einführung von Technologien zu erleichtern. Ich möchte einige der Gedanken darüber zusammenfassen, was die Personalabteilung dafür tun sollte.

Zum Zeitpunkt der Einstellung, hören Sie auf, für Fähigkeiten einzustellen, anstatt für Einstellung und einen lernenden Geist. Die Fähigkeiten von heute sind morgen nicht mehr gültig. Die Bewältigung sich ständig verändernder Veränderungen ist das einzige Erfolgskriterium.

Während der Tätigkeit können funktionale oder technische Fähigkeiten erworben werden. Daher muss die Rekrutierung im Technologiezeitalter einen Paradigmenwechsel durchlaufen, d.h. von einem auf Fähigkeiten/Kompetenzen basierenden Interview muss es sich um ein einstellungsorientiertes und lernendes, auf Verstand und Fähigkeiten basierendes Interview handeln. Das würde bedeuten, dass man für Fähigkeiten für die Zukunft einstellt. Bei IBM muss jeder Mitarbeiter seinen individuellen Entwicklungsplan ausfüllen, in dem der Mitarbeiter sich verpflichtet, jedes Jahr ein bis zwei neue Fähigkeiten zu erlernen, um jedes Mal wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wenn wir uns die Chemie des Widerstandes gegen Veränderungen ansehen, dann ist das entweder eine Qualifikationsproblematik oder eine Willensproblematik. Um das Testamentsproblem anzugehen, müssen wir an einer umfassenden Lösung arbeiten, die von der Rekrutierung (wie bereits erwähnt), der Belohnung, der Vergütung und dem Ausgleich bis hin zur Unternehmenskultur reicht, die den Wandel fördert. Ein lebendiges Beispiel ist 3M, ein in den USA ansässiges Unternehmen, in dem Innovation die Lebensweise ist, wo jedes Jahr 10% des Umsatzes mit neuen Produkten erzielt werden müssen. Für sie wird Veränderung zur Lebensweise.

Um das Testamentsproblem anzugehen, müssen weitere Unternehmen eine Kommunikationsstrategie entwickeln, die einen „Pull“ für die Technologie schafft. Zum Beispiel in Ranbaxy, als sie sich für die SAP-Implementierung entschieden, erwarteten sie Widerstand. Um dies zu beheben, gründeten sie eine Hauszeitschrift, die darauf abzielte, die Mitarbeiter über die Vorteile aufzuklären, die sich aus der Einführung von ERP, SAP ergeben werden. Dadurch entstand ein Bedarf und nicht ein potenzieller Bedarf oder ein latenter Bedarf wurde herausgearbeitet. Die Einführung von ERP wurde nicht zu einem großen Problem.

Zu gegebener Zeit wird die Einführung von Technologien von den Mitarbeitern als Bedrohung wahrgenommen, z.B. Automatisierung, die zu einer Verringerung der Mitarbeiterzahl führt, Büroautomatisierung, die zu einer Verringerung der Mitarbeiterzahl führt usw. Die Personalabteilung muss von Anfang bis Ende mit der technischen Umsetzung verbunden sein. Bei der Auswahl der technischen Stufe, wenn das HR zugeordnet ist, kann es die erforderlichen Fähigkeiten abbilden und während der Implementierung und Einführung einen Pull erzeugen. Nach der Annahme kann es die überschüssigen nicht zuordenbaren Mitarbeiter freigeben.

Um diesen Prozess besser zu verstehen, können wir ein Beispiel für die Implementierung von ERP nehmen. ERP wird als Beispiel genommen, da dies eine Technologieübernahme ist, die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen betrifft, unabhängig von Funktion und Position. Jede andere Automatisierung kann nur einen Teil der Organisation betroffen haben. Die ERP-Implementierung in jedem Unternehmen durchläuft die folgenden Phasen.

  1. Auswahl des Pakets
  2. Unternehmensanalyse
  3. Lösungsdesign
  4. Konfiguration und Anpassung
  5. Pilotierung von Konferenzräumen (CRP)
  6. Produktivsetzung und Produktion

In jeder Phase muss das Personal eine Rolle spielen, die dazu beiträgt, den Widerstand gegen Veränderungen zu verringern.

Während des Auswahlprozesses kann der Change Agent verstehen, welchen wirtschaftlichen Nutzen ERP bringen würde. Dies würde ihm helfen, eine umfassende Kommunikationsanlage zu entwerfen, die darauf abzielt, einen „Pull“ für den Wandel zu schaffen. Der Kommunikationsplan kann seine verschiedenen Waffen aus der Rüstkammer einsetzen. Die offensichtlichsten Beispiele sind Newsletter, Newsflash. Internes Journal, Ansprache durch das Top-Management, Webcast, Open House Sitzungen, formelle und informelle Meetings.

In der Phase der Geschäftsanalyse soll das Implementierungsteam die bestehenden Geschäftsprozesse analysieren. In manchen Fällen führt dies dazu, dass einige Daten, die von den Prozessverantwortlichen nicht sehr wünschenswert sind, auftauchen, was zu Widerstand führt, die Personalabteilung muss in dieser Phase wieder proaktiv sein und eine detaillierte Stakeholderanalyse durchführen. Eine solche Analyse sollte zu potenziellen Problembereichen und potenziellen Veränderungsverantwortlichen führen.

Beim Lösungsdesign werden „Soll-Prozesse“ definiert, d.h. wie das Geschäft in Zukunft ablaufen soll. In dieser Phase muss HR die Rolle des Katalysators spielen, um die Wärme einzuschalten. Die Idee ist es, sicherzustellen, dass das Maximum aus einer Gelegenheit der paketorientierten Geschäftsumwandlung herausgeholt wird. Die Personalabteilung kann eine Rolle spielen, indem sie die richtigen Mitarbeiter kurz vor dieser Phase über bewährte Geschäftspraktiken informiert und schult.

Während der Konfiguration und Anpassung muss HR immer wieder die Trommel schlagen, die Anpassung eines Standardpakets ist ein großes Nein. Ebenso sollte es während der Planung des Konferenzraums (CRP) helfen, die richtigen Personen zu identifizieren, die an CRP beteiligt sein sollten. Ein gründlicher Test in diesem Stadium würde zum Zeitpunkt des Go-Live zu weniger Schmerzen führen. Dies ist auch der Zeitpunkt, um sich auf die Schulung der Endbenutzer zu konzentrieren, der Mitarbeiter, die das System nach der Implementierung nutzen werden. Schulung – Umschulung – Schulung, um sicherzustellen, dass alle zukünftigen Benutzer mit der Verwendung der Software vertraut sind, bevor das System in Betrieb geht.

Während der Go-Live-Phase muss das Personal im Laufe der Zeit arbeiten, um die Motivation hoch zu halten. Dies ist die Zeit, in der das Management beginnt, die Geduld zu verlieren, da eine Störung nach der anderen immer wieder auftritt und das Unternehmen praktisch zum Stillstand bringt. In dieser Phase muss die Personalabteilung für das Top-Management den „bewussten Halter“ spielen, sobald es um die Produktverlagerung des Überschusses geht, eine Herausforderung, auf die sie vorbereitet werden muss.

Dieses Beispiel verdeutlicht, dass die Einbindung von HR über den gesamten Lebenszyklus der Technologie wertvoll ist. ERP ist kein Einzelfall. Es gilt für jede andere Technologieeinführung, nur feinere Details können variieren. Daher muss das Personal eine proaktive Rolle spielen, anstatt nur ein stiller Zuschauer oder bloßer Ausführende der Wünsche des Unternehmens oder Chief Technology Officer bei technologischen Veränderungen zu sein.

Nachdem die Situation aus einer anderen Perspektive betrachtet wurde, erscheint es nur logisch, die Technologie für die Personalabteilung zu nutzen und umgekehrt.

Herr Amarendra B. Dhiraj ist regelmäßiger Referent bei international renommierten globalen Veranstaltungen, CEO/CTO/CIO Roundtables, Technologiekonferenzen und Symposien. Er moderierte und organisierte das Executive Technology Leadership Forum. Er ist spezialisiert auf Strategie, Innovation und Führung für den Wandel. Seine strategischen und praktischen Erkenntnisse haben Führungskräfte von großen und kleinen Unternehmen weltweit geführt.

Amarendra Bhushan wurde auf die Listen des European Management Guru gesetzt und gilt als „jüngster Management Guru Europas“ und einer der „einflussreichsten Business-Denker der Welt“.

 

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